Privacybeleid Time To Switch BV

Time to Switch BV, gevestigd in Kortrijk (België), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacybeleid.

Time to Switch BV hecht groot belang aan jouw privacy en houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).  
Hoewel de meeste informatie op deze site beschikbaar is zonder dat er persoonlijke gegevens moeten worden gegeven, is het mogelijk dat de gebruiker om persoonlijke informatie wordt gevraagd.  
Deze informatie zal enkel gebruikt worden in het kader van het klantenbeheer. 

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel wij dat doen.
Wij raden u aan dit privacybeleid zorgvuldig te lezen.
Het heeft betrekking op onze website, https://timetoswitch.eu en gerelateerde websites en diensten.

Als je vragen hebt over ons privacybeleid kan je contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken.
De Functionaris Gegevensbescherming bereik je het best via e-mail: stephanie@timetoswitch.eu

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, prospecten, leveranciers.

Wat zijn persoonsgegevens en welke verwerken wij met welk doel?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een levend mens kan worden geïdentificeerd. 

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail,...).  Daarbij beperken we ons strikt tot die gegevens die ons in staat stellen je een goede dienstverlening te garanderen.  

In deze gevallen verwerkt Time to Switch BV enkel de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, adres, postcode, stad, verantwoordelijke
• Persoonlijke gegevens deelnemers: voornaam, naam, adres, postcode, stad
• Geboortedatum
• Geslacht
• E-mailadres 
• Telefoon/gsm
• Gericht beeldmateriaal 

Soms pseudonimiseren of anonimiseren we de gegevens zodat je niet meer als persoon traceerbaar bent.  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van organisaties waarmee we samenwerken. 

Indien dit laatste het geval is, delen we dit ook altijd mee. 

Voor welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
(Cfr. Onderstaande tabel – Doel van de gegevensverwerking en grondslag van verwerking van Time to switch BV)

Doeleinden:

• Deelnemersadministratie
• Dienstverlening: scan, workshop, implementatie, training, coaching
• Facturatie
• Informatie sturen over onze activiteiten: updates, uitnodigingen, aankondigingen, nieuwsbrieven
• Website beheren
• Klachten- en geschillenbehandeling

Tabel - Doel van de gegevensverwerking en grondslag van verwerking van Time to switch BV

Maakt Time to Switch gebruik van profileringstechnieken?

Time to Switch BV houdt zich het recht voor de gegevens die zij over je verkrijgt te gebruiken in het kader van een geautomatiseerde verwerking van deze persoonsgegevens waarbij aan de hand van deze gegevens persoonlijke aspecten kunnen worden geëvalueerd, zoals je persoonlijke voorkeuren of interesses, om je op die manier informatie en aanbiedingen te kunnen bezorgen die je mogelijks kunnen interesseren.  Deze automatische verwerkingen zijn gebaseerd op de logica dat je bij het gebruik maken van de Time to Switch BV website je toestemming hebt gegeven om je gedrag te registreren om zo voor jou relevante content te kunnen aanbieden.  

De automatische verwerkingen hebben betrekking op gegevens die Time to Switch BV rechtstreeks van jou heeft verkregen of op gegevens die zij van derde partijen heeft verkregen.  

In dat laatste geval zal Time to Switch BV je steeds laten weten van wie zij je gegevens heeft verkregen.  

Deze gegevens worden doorgegeven aan verwerkers die door Time to Switch BV worden ingeschakeld om de automatische verwerking te kunnen uitvoeren. Dergelijke geautomatiseerde verwerking gebeurt op grond van toestemming.

Gebruikt Time to Switch BV jouw persoonsgegevens voor direct marketing?

Time to Switch BV houdt zich het recht voor de gegevens die zij over jou heeft te gebruiken in het kader van direct marketing. Indien je lid bent of klant gebeurt dit op grond van toestemming.  

Via deze direct marketing kunnen we je informatie en aanbiedingen bezorgen die je mogelijks kunnen interesseren.  
Het gaat in dat geval om gegevens die Time to Switch BV rechtstreeks van jou heeft verkregen.  Deze gegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen behoudens de verwerkers die Time to Switch BV inschakelt om de direct marketing te kunnen uitvoeren. 

Je hebt ten allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking door dit eenvoudig te laten weten via e-mail: stephanie@timetoswitch.eu mits bewijs van je identiteit (kopie van de identiteitskaart).  

In elke mailing die je ontvangt, wordt de mogelijkheid voorzien om je voor die specifieke mailing uit te schrijven.  Ten aanzien van andere personen verwerkt Time to Switch BV de betrokken persoonsgegevens met het oog op direct marketing enkel op basis van hun toestemming. 

De betrokkenen hebben steeds het recht hun toestemming in te trekken op eenvoudig verzoek aan stephanie@timetoswitch.eu

Op welke grond wordt de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd?

• Voor de uitvoering van een contract of overeenkomst
  Wanneer je inschrijft voor een scan, workshop, implementatie, training, coaching, webinar, transformatietraject, een bestelling plaatst of een overeenkomst afsluit met Time to Switch BV, verwerken wij de opgevraagde gegevens omdat we die nodig hebben voor het uitvoeren van de overeenkomst.
• Wettelijke verplichting
  We zijn wettelijk verplicht jouw persoonsgegevens te gebruiken om te voldoen aan de fiscale en andere wettelijke verplichtingen (facturatie).
• Toestemming
  Soms zullen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van de toestemming die je ons daarvoor gegeven hebt.  Je kan deze toestemming altijd intrekken. 
• Gerechtvaardigd belang 
  Wij gebruiken jouw persoonsgegevens op grond van gerechtvaardigd belang in volgende gevallen:
  o om je onze diensten en producten aan te bieden
  o om onze dienstverlening te verbeteren
  o direct marketing
  o prospectie

Wij hebben een gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens te verwerken.  

De verwerking van persoonsgegevens op grond van dit belang heeft naar onze mening geen 

of slechts weinig impact op jouw privacy.  

Je kan hier echter altijd bezwaar tegen maken bij ons, dan stoppen wij onmiddellijk de verwerking. 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

• Het verzorgen van de website
• Het verzorgen van de (financiële) administratie
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven, updates en uitnodigingen
• Het mede verzorgen van de organisatie van onze diensten (softwareleveranciers)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.  Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien je ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.  

Daarbij zal de toestemming enkel geldig zijn voor de activiteiten waarvoor de toestemming werd gegeven.  Je hebt het recht deze toestemming altijd in te trekken.

Worden jouw persoonsgegevens buiten de Europese Unie of Europese Economische Ruimte gestuurd?

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte.

Hoe lang bewaart Time to Switch BV jouw gegevens?

Time to Switch BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding) en om een optimale, continue dienstverlening te garanderen. Bewaartermijnen kunnen evenwel per doeleinde verschillen.

Doel:

• Profilering/prospectie en direct marketing - 5 jaar
• Overeenkomst – tot einde overeenkomst of contract
• Nieuwsbrieven, updates en uitnodigingen- tot einde toestemming
• Bezoek aan website - 10 jaar (verjaringstermijn buitencontractuele aansprakelijkheid)

Time to Switch BV verbindt zich ertoe jouw gegevens te bewaren zolang wij een dienstrelatie met je hebben.

Beveiliging van jouw persoonsgegevens

Time to Switch BV treft de noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat derden misbruik kunnen maken van de persoonsgegevens, alsook tegen verlies en elke vorm van onrechtmatige verwerking. 

In dit kader werden volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Time to Switch BV van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• We hebben een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld, bij wie je terecht kan voor al je vragen betreffende jouw privacy, te bereiken via e-mail: stephanie@timetoswitch.eu
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• We maken via ons CRM-systeem systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• Ons team is geïnformeerd over het belang van de bescherming van jouw persoonsgegevens
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot jouw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren
• Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op jouw privacy wordt een analyse gedaan om je rechten, de veiligheid en bescherming van jouw persoonsgegevens te garanderen
• Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan word je persoonlijk verwittigd volgens de door de wet voorziene richtlijnen. We doen er in dat geval al het mogelijke aan om de impact van de inbreuk zo snel mogelijk ongedaan te maken.

Jouw recht omtrent je gegevens

Conform de wet verwerking persoonsgegevens van 08/12/1992 beschikt de gebruiker over een wettelijk recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking en bezwaar tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens.  
Om een beroep te doen op deze rechten, kan je ons contacteren om jouw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor jouw vraag. 

Om zekerheid te verkrijgen over de gegrondheid van een aanvraag of de identiteit van een aanvrager kan Time to switch BV om aanvullende informatie vragen. Time to switch BV behoudt zich het recht voor om, mits gemotiveerde redenen, geen gevolg te geven aan een aanvraag. 

Dit is bijvoorbeeld wanneer een aanvraag kennelijk ongegrond of buitensporig is. 

Om deze rechten uit te oefenen, maar ook voor verdere vragen over de verschillende rechten en plichten op het gebied van gegevensbescherming, of indien je meent dat je persoonsgegevens onterecht en/of onjuist worden verwerkt door Time to switch BV, kan je terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming van Time to Switch via stephanie@timetoswitch.eu 

Als je meent dat er onvoldoende gevolg werd gegeven aan een verzoek of klacht, kan je je naargelang de context wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie of de federale Gegevensbeschermingsautoriteit. 

Vlaamse Toezichtcommissie

Koning Albert II-laan 15 

1210 Brussel

Tel +32 (0)2 553 50 47

https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel 

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen

Wijzigingen aan onze privacybeleid

Time to Switch BV kan zijn privacybeleid en cookiebeleid steeds aanpassen.  

Cookiebeleid

Tijdens een bezoek aan de site kunnen cookies op de harde schijf van jouw computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker.  Deze mini-bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan.  Jouw internetbrowser laat je toe dat je het gebruik van cookies verhindert, dat je een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat je de cookies nadien van jouw harde schijf verwijdert. 

Gedetailleerde info over deze cookies, de automatische verwerking die daarmee gepaard gaat en je rechten in dat verband, vind je in ons cookiebeleid op onze website www.timetoswitch.eu

© versie 08 april 2022